ANADOLU SEMİYOTİK ARAŞTIRMALARI DERNEĞİ (ANASEM) TÜZÜĞÜ

 

         Derneğin Adı ve Merkezi

         Madde 1- Derneğin Adı: “Anadolu Semiyotik Araştırmaları Derneğidir.

         Derneğin merkezi Balıkesir’dir. Dernek adının kısaltması olarak “ASAD” kullanılacaktır. Derneğin İngilizce adı “Association of Anatolian Semiotics Studies”tur. Şubesi açılmayacaktır.

         Derneğin Amacı ve bu Amacı Gerçekleştirmek İçin Dernekçe Sürdürülecek Çalışma Konuları ve Biçimleri İle Faaliyet Alanı

         Madde 2-Dernek, Semiyotik (göstergebilim) alanında araştırmalar yapmak, yapılan araştırmaları desteklemek, semiyotiğin araştırma metotlarını öğrenmek, öğretmek ve metin analizlerinde bu metotları kullanarak Türkiye’de ve dünyada sosyal bilimlerin gelişmesine katkıda bulunmak amacı ile kurulmuştur.

         Dernekçe Sürdürülecek Çalışma Konuları ve Biçimleri

1-Faaliyetlerinin etkinleştirilmesi ve geliştirilmesi için araştırmalar yapmak, 

2-Kurs, seminer, konferans, sempozyum ve panel gibi eğitim çalışmaları düzenlemek,

3-Amacın gerçekleştirilmesi için gerekli olan her türlü bilgi, belge, doküman ve yayınları temin etmek, dokümantasyon merkezi oluşturmak, çalışmalarını duyurmak için amaçları doğrultusunda gazete, dergi, kitap ve bülten gibi yayınlar çıkarmak,

4-Amacın gerçekleştirilmesi için sağlıklı bir çalışma ortamını sağlamak, her türlü teknik araç ve gereci, demirbaş ve kırtasiye malzemelerini temin etmek,

      5-Gerekli izinler alınmak şartıyla yardım toplama faaliyetlerinde bulunmak ve yurt içinden ve yurt dışından bağış kabul etmek,

6-Tüzük amacının gerçekleştirilmesi için ihtiyaç duyulan gelirleri temin etmek amacıyla iktisadi, ticari ve sanayi işletmeler kurmak ve işletmek,

7-Üyelerinin yararlanmaları ve boş zamanlarını değerlendirebilmeleri için lokal açmak, sosyal ve kültürel tesisler kurmak ve bunları tefriş etmek,

8-Üyeleri arasında beşeri münasebetlerin geliştirilmesi ve devam ettirilmesi için yemekli toplantılar, konser, balo, tiyatro, sergi, spor, gezi ve eğlenceli etkinlikler vb. düzenlemek veya üyelerinin bu tür etkinliklerden yararlanmalarını sağlamak,

9-Dernek faaliyetleri için ihtiyaç duyulan taşınır, taşınmaz mal satın almak, satmak, kiralamak, kiraya vermek ve taşınmazlar üzerinde ayni hak tesis etmek,

10-Amacın gerçekleştirilmesi için gerek görülmesi durumunda yurt içinde ve yurt dışında vakıf kurmak, federasyon kurmak veya kurulu bir federasyona katılmak, gerekli izin alınarak derneklerin kurabileceği tesisleri kurmak,

11-Uluslararası faaliyette bulunmak, yurt dışındaki dernek veya kuruluşlara üye olmak ve bu kuruluşlarla ortak çalışmalar yapmak veya yardımlaşmak,

12-Amacın gerçekleştirilmesi için gerek görülmesi halinde, 5072 sayılı Dernek ve Vakıfların Kamu Kurum ve Kuruluşları ile İlişkilerine Dair Kanun hükümleri saklı kalmak üzere, kamu kurum ve kuruluşları ile görev alanlarına giren konularda ortak projeler yürütmek,

13-Dernek üyelerinin yiyecek, giyecek gibi zaruri ihtiyaç maddelerini ve diğer mal ve hizmetlerle kısa vadeli kredi ihtiyaçlarını karşılamak amacıyla sandık kurmak,

14-Gerekli görülen yerlerde temsilcilikler açmak,

15-Derneğin amacı ile ilgisi bulunan ve kanunlarla yasaklanmayan alanlarda, diğer derneklerle veya vakıf, sendika ve benzeri sivil toplum kuruluşlarıyla ortak bir amacı gerçekleştirmek için plâtformlar oluşturmak,

16- Yurt dışındaki Semiyotik dernekleri, vakıfları, kuruluşları ve bu alanda çalışma yapan üniversitelerle ortak çalışmalar, araştırmalar, programlar yapmak,

17- Semiyotik alanında akademik çalışma yapan yüksek lisans ve doktora öğrencilerini desteklemek, burs vermek,

18- Semiyotik alanındaki çalışma ve gelişmeleri uluslararası alanda takip etmek ve bunlara katılmak üzere araştırmacıların ve üyelerin yurt dışındaki programlara katılmasını sağlamak, bununla ilgili projeler hazırlamak,

19- Semiyotik biliminin tanınmasını sağlamak, bu amaçla programlar, çalışmalar yapmak,

20- Bilimsel çalışmaları desteklemek amacıyla yayın faaliyetinde bulunmak, dergi, kitap çıkarmak

       Derneğin Faaliyet Alanı

Dernek, Semiyotik alanında yurt içinde ve yurt dışında faaliyet gösterir.

Üye Olma Hakkı ve Üyelik İşlemleri

   Madde 3- Fiil ehliyetine sahip bulunan ve derneğin amaç ve ilkelerini benimseyerek bu doğrultuda çalışmayı kabul eden ve Mevzuatın öngördüğü koşullarını taşıyan her gerçek ve tüzel kişi bu derneğe üye olma hakkına sahiptir. Ancak, yabancı gerçek kişilerin üye olabilmesi için Türkiye’de yerleşme hakkına sahip olması da gerekir. Onursal üyelik için bu koşul aranmaz.

            Dernek başkanlığına yazılı olarak yapılacak üyelik başvurusu, dernek yönetim kurulunca en çok otuz gün içinde üyeliğe kabul veya isteğin reddi şeklinde karara bağlanır ve sonuç yazıyla başvuru sahibine bildirilir. Başvurusu kabul edilen üye, bu amaçla tutulacak deftere kaydedilir.

         Derneğin asıl üyeleri, derneğin kurucuları ile müracaatları üzerine yönetim kurulunca üyeliğe kabul edilen kişilerdir.

         Derneğe maddi ve manevi bakımdan önemli destek sağlamış bulunanlar yönetim kurulu kararı ile onursal üye olarak kabul edilebilir.

         Üyelikten Çıkma

         Madde 4- Her üye yazılı olarak bildirmek kaydıyla, dernekten çıkma hakkına sahiptir.

         Üyenin istifa dilekçesi yönetim kuruluna ulaştığı anda çıkış işlemleri sonuçlanmış sayılır. Üyelikten ayrılma, üyenin derneğe olan birikmiş borçlarını sona erdirmez.

         Üyelikten Çıkarılma

         Madde 5-Dernek üyeliğinden çıkarılmayı gerektiren haller.

         1-Dernek tüzüğüne aykırı davranışlarda bulunmak,

         2-Verilen görevlerden sürekli kaçınmak,

         3-Yazılı ikazlara rağmen üyelik aidatını altı ay içinde ödememek,

         4-Dernek organlarınca verilen kararlara uymamak.

5-Üye olma şartlarını kaybetmiş olmak,

Yukarıda sayılan durumlardan birinin tespiti halinde yönetim kurulu kararı ile üyelikten çıkarılır.

         Dernekten çıkan veya çıkarılanlar, üye kayıt defterinden silinir ve dernek malvarlığında hak iddia edemez.

         Dernek  Organları

         Madde 6-Derneğin organları aşağıda gösterilmiştir.

         1-Genel kurul,

         2-Yönetim kurulu,

         3-Denetim kurulu,

         Dernek Genel Kurulunun Kuruluş Şekli, Toplanma Zamanı ve Çağrı ve Toplantı Usulü

Madde 7-Genel kurul, derneğin en yetkili karar organı olup; derneğe kayıtlı üyelerden oluşur.

         Genel kurul;

1-Bu tüzükte belli edilen zamanda olağan,

         2-Yönetim veya denetim kurulunun gerekli gördüğü hallerde veya dernek üyelerinden beşte birinin yazılı isteği üzerine otuz gün içinde olağanüstü toplanır.

         Olağan genel kurul, 3 yılda bir, Ekim ayı içersinde, yönetim kurulunca belirlenecek gün yer ve saatte toplanır.

Genel kurul toplantıya yönetim kurulunca çağrılır.

Yönetim kurulu, genel kurulu toplantıya çağırmazsa; üyelerden birinin başvurusu üzerine sulh hakimi, üç üyeyi genel kurulu toplantıya çağırmakla görevlendirir.

Çağrı Usulü*

Yönetim kurulu, dernek tüzüğüne göre genel kurula katılma hakkı bulunan üyelerin listesini düzenler. Genel kurula katılma hakkı bulunan üyeler, en az onbeş gün önceden, toplantının günü, saati, yeri ve gündemi en az bir gazetede veya derneğin internet sayfasında ilan edilmek, yazılı olarak bildirilmek, üyenin bildirdiği elektronik posta adresine ya da iletişim numarasına mesaj gönderilmek veya mahalli yayın araçları kullanılmak suretiyle toplantıya çağrılır. Bu çağrıda, çoğunluk sağlanamaması sebebiyle toplantı yapılamazsa, ikinci toplantının hangi gün, saat ve yerde yapılacağı da belirtilir. İlk toplantı ile ikinci toplantı arasındaki süre yedi günden az, altmış günden fazla olamaz.

Toplantı, çoğunluk sağlanamaması sebebinin dışında başka bir nedenle geri bırakılırsa, bu durum geri bırakma sebepleri de belirtilmek suretiyle, ilk toplantı için yapılan çağrı usulüne uygun olarak üyelere duyurulur. İkinci toplantının geri bırakma tarihinden itibaren en geç altı ay içinde yapılması zorunludur. Üyeler ikinci toplantıya, birinci fıkrada belirtilen esaslara göre yeniden çağrılır.

Genel kurul toplantısı bir defadan fazla geri bırakılamaz.

Toplantı Usulü*

Genel kurul, katılma hakkı bulunan üyelerin salt çoğunluğunun, tüzük değişikliği ve derneğin feshi hallerinde ise üçte ikisinin katılımıyla toplanır; çoğunluğun sağlanamaması sebebiyle toplantının ertelenmesi durumunda ikinci toplantıda çoğunluk aranmaz. Ancak, bu toplantıya katılan üye sayısı, yönetim ve denetim kurulları üye tam sayısının iki katından az olamaz.

Genel kurula katılma hakkı bulunan üyelerin listesi toplantı yerinde hazır bulundurulur. Toplantı yerine girecek üyelerin resmi makamlarca verilmiş kimlik belgeleri, yönetim kurulu üyeleri veya yönetim kurulunca görevlendirilecek görevliler tarafından kontrol edilir. Üyeler, yönetim kurulunca düzenlenen listedeki adları karşısına imza koyarak toplantı yerine girerler.

Toplantı yeter sayısı sağlanmışsa durum bir tutanakla tespit edilir ve toplantı yönetim kurulu başkanı veya görevlendireceği yönetim kurulu üyelerinden biri tarafından açılır. Toplantı yeter sayısı sağlanamaması halinde de yönetim kurulunca bir tutanak düzenlenir.

Açılıştan sonra, toplantıyı yönetmek üzere bir başkan ve yeteri kadar başkan vekili ile yazman seçilerek divan heyeti oluşturulur.

Dernek organlarının seçimi için yapılacak oylamalarda, oy kullanan üyelerin divan heyetine kimliklerini göstermeleri ve hazırun listesindeki isimlerinin karşılarını imzalamaları zorunludur.

Toplantının yönetimi ve güvenliğinin sağlanması divan başkanına aittir.

Genel kurulda, yalnızca gündemde yer alan maddeler görüşülür. Ancak toplantıda hazır bulunan üyelerin onda biri tarafından görüşülmesi yazılı olarak istenen konuların gündeme alınması zorunludur.

Genel kurulda her üyenin bir oy hakkı vardır; üye oyunu şahsen kullanmak zorundadır. Onursal üyeler genel kurul toplantılarına katılabilir ancak oy kullanamazlar. Tüzel kişinin üye olması halinde, tüzel kişinin yönetim kurulu başkanı veya temsille görevlendireceği kişi oy kullanır

Toplantıda görüşülen konular ve alınan kararlar bir tutanağa yazılır ve divan başkanı ile yazmanlar tarafından birlikte imzalanır.  Toplantı sonunda, tutanak ve diğer belgeler yönetim kurulu başkanına teslim edilir. Yönetim kurulu başkanı bu belgelerin korunmasından ve yeni seçilen yönetim kuruluna yedi gün içinde teslim etmekten sorumludur.

Genel Kurulun Oy kullanma ve Karar Alma Usul ve Şekilleri

Madde 8- Genel kurulda, aksine karar alınmamışsa, oylamalar açık olarak yapılır. Açık oylamada,  genel kurul başkanının belirteceği yöntem uygulanır.

Gizli oylama yapılacak olması durumunda ise, toplantı başkanı tarafından mühürlenmiş kağıtlar veya oy pusulaları üyeler tarafından gereği yapıldıktan sonra içi boş bir kaba atılır ve oy vermenin bitiminden sonra açık dökümü yapılarak sonuç belirlenir.

Genel kurul kararları, toplantıya katılan üyelerin salt çoğunluğuyla alınır. Şu kadar ki, tüzük değişikliği ve derneğin feshi kararları, ancak toplantıya katılan üyelerin üçte iki çoğunluğuyla alınabilir.

Toplantısız veya Çağrısız Alınan Kararlar*

Bütün üyelerin bir araya gelmeksizin yazılı katılımıyla alınan kararlar ile dernek üyelerinin tamamının bu tüzükte yazılı çağrı usulüne uymaksızın bir araya gelerek aldığı kararlar geçerlidir.        Bu şekilde karar alınması olağan toplantı yerine geçmez.

Genel Kurulun Görev ve Yetkileri

Madde 9-Aşağıda yazılı hususlar genel kurulca görüşülüp karara bağlanır.   

         1-Dernek organlarının seçilmesi,

         2-Dernek tüzüğünün değiştirilmesi,

         3-Yönetim ve denetim kurulları raporlarının görüşülmesi ve yönetim kurulunun ibrası,

         4-Yönetim kurulunca hazırlanan bütçenin görüşülüp aynen veya değiştirilerek kabul edilmesi,

         5-Dernek için gerekli olan taşınmaz malların satın alınması veya mevcut taşınmaz malların satılması hususunda yönetim kuruluna yetki verilmesi,

         6-Yönetim kurulunca dernek çalışmaları ile ilgili olarak hazırlanacak yöneltmelikleri inceleyip aynen veya değiştirilerek onaylanması,

         7-Dernek yönetim ve denetim kurullarının kamu görevlisi olmayan başkan ve üyelerine verilecek ücret ile her türlü ödenek, yolluk ve tazminatlar ile dernek hizmetleri için görevlendirilecek üyelere verilecek gündelik ve yolluk miktarlarının tespit edilmesi,

         8-Derneğin federasyona katılması ve ayrılmasının kararlaştırılması,

         9-Derneğin uluslar arası faaliyette bulunması, yurt dışındaki dernek ve kuruluşlara üye olarak katılması veya ayrılması,

         10-Derneğin vakıf kurması,

         11-Derneğin fesih edilmesi,

         12-Yönetim kurulunun diğer önerilerinin incelenip karara bağlanması,

13-Mevzuatta genel kurulca yapılması belirtilen diğer görevlerin yerine getirilmesi,

Genel kurul,  derneğin diğer organlarını denetler ve onları haklı sebeplerle her zaman görevden alabilir.

Genel kurul, üyeliğe kabul ve üyelikten çıkarma hakkında son kararı verir. Derneğin en yetkili organı olarak derneğin diğer bir organına verilmemiş olan işleri görür ve yetkileri kullanır.

         Yönetim Kurulunun Teşkili, Görev  ve Yetkileri

         Madde 10-Yönetim kurulu, beş asıl ve beş yedek üye olarak genel kurulca seçilir.

Yönetim kurulu, seçimden sonraki ilk toplantısında bir kararla görev bölüşümü yaparak başkan, başkan yardımcısı, sekreter, sayman ve üye’yi belirler. 

         Yönetim kurulu, tüm üyelerin haber edilmesi şartıyla her zaman toplantıya çağrılabilir. Üye tamsayısının yarısından bir fazlasının hazır bulunması ile toplanır. Kararlar, toplantıya katılan üye tam sayısının salt çoğunluğu ile alınır.

         Yönetim kurulu asıl üyeliğinde istifa veya başka sebeplerden dolayı boşalma olduğu taktirde genel kurulda aldığı oy çokluğu sırasına göre yedek üyelerin göreve çağrılması mecburidir.  

         Yönetim Kurulunun Görev ve Yetkileri

         Yönetim kurulu aşağıdaki hususları yerine getirir.

         1-Derneği temsil etmek veya bu hususta kendi üyelerinden bir veya birkaçına yetki vermek,

         2-Gelir ve gider hesaplarına ilişkin işlemleri yapmak ve gelecek döneme ait bütçeyi hazırlayarak genel kurula sunmak,

         3-Derneğin çalışmaları ile ilgili yönetmelikleri hazırlayarak genel kurul onayına sunmak

         4-Genel kurulun verdiği yetki ile taşınmaz mal satın almak, derneğe ait taşınır ve taşınmaz malları satmak, bina veya tesis inşa ettirmek, kira sözleşmesi yapmak, dernek lehine rehin ipotek veya ayni haklar tesis ettirmek,

         5-Gerekli görülen yerlerde temsilcilik açılmasını sağlamak

         6-Genel kurulda alınan kararları uygulamak,

         7-Her faaliyet yılı sonunda derneğin işletme hesabı tablosu veya bilanço ve gelir tablosu ile yönetim kurulu çalışmalarını açıklayan raporunu düzenlemek,  toplandığında genel kurula sunmak,

         8- Bütçenin uygulanmasını sağlamak,

         9-Derneğe üye alınması veya üyelikten çıkarılma hususlarında karar vermek.

         10-Derneğin amacını gerçekleştirmek için her çeşit kararı almak ve uygulamak,

11-Mevzuatın kendisine verdiği diğer görevleri yapmak ve yetkileri kullanmak,

         Denetim Kurulunun Teşkili, Görev ve Yetkileri

         Madde 11-Denetim kurulu, üç asıl ve üç yedek üye olarak genel kurulca seçilir.

         Denetim kurulu asıl üyeliğinde istifa veya başka sebeplerden dolayı boşalma olduğu taktirde genel kurulda aldığı oy çokluğu sırasına göre yedek üyelerin göreve çağrılması mecburidir.

         Denetim Kurulunun Görev ve Yetkileri

Denetim kurulu; derneğin, tüzüğünde gösterilen amaç ve amacın gerçekleştirilmesi için sürdürüleceği belirtilen çalışma konuları doğrultusunda faaliyet gösterip göstermediğini, defter, hesap ve kayıtların mevzuata ve dernek tüzüğüne uygun olarak tutulup tutulmadığını, dernek tüzüğünde tespit edilen esas ve usullere göre ve bir yılı geçmeyen aralıklarla denetler ve denetim sonuçlarını bir rapor halinde yönetim kuruluna ve toplandığında genel kurula sunar.

Denetim kurulu; gerektiğinde genel kurulu toplantıya çağırır.

Derneğin Gelir Kaynakları

         Madde 12-Derneğin gelir kaynakları aşağıda sayılmıştır.

         1-Üye Aidatı: Üyelerden giriş ödentisi olarak 10 TL, aylık olarak ta 5 TL aidat alınır. Bu miktarları artırmaya veya eksiltmeye genel kurul yetkilidir.

         2-Gerçek ve tüzel kişilerin kendi isteği ile derneğe yaptıkları bağış ve yardımlar.

3-Dernek tarafından tertiplenen çay ve yemekli toplantı, gezi ve eğlence, temsil, konser, spor yarışması ve konferans gibi faaliyetlerden sağlanan gelirler,

4-Derneğin mal varlığından elde edilen gelirler,

5-Yardım toplama hakkındaki mevzuat hükümlerine uygun olarak toplanacak bağış ve yardımlar.

6-Derneğin, amacını gerçekleştirmek için ihtiyaç duyduğu geliri temin etmek amacıyla giriştiği ticari faaliyetlerden elde edilen kazançlar.

7-Diğer gelirler.       

         Derneğin Defter Tutma Esas ve Usulleri ve Tutulacak Defterler *

  Madde 13-Defter tutma esasları;

Dernekte, işletme hesabı esasına göre defter tutulur. Ancak, yıllık brüt gelirin Dernekler Yönetmeliğinin 31. Maddesinde belirtilen haddi aşması durumunda takip eden hesap döneminden başlayarak bilanço esasına göre defter tutulur.

Bilanço esasına geçilmesi durumunda, üst üste iki hesap döneminde yukarıda belirtilen haddin altına düşülürse, takip eden yıldan itibaren işletme hesabı esasına dönülebilir.

Yukarıda belirtilen hadde bağlı kalmaksızın yönetim kurulu kararı ile bilanço esasına göre defter tutulabilir.

Derneğin ticari işletmesi açılması durumunda, bu ticari işletme için, ayrıca Vergi Usul Kanunu hükümlerine göre defter tutulur.

Kayıt Usulü

Derneğin defter ve kayıtları Dernekler Yönetmeliğinde belirtilen usul ve esasa uygun olarak tutulur.

Tutulacak Defterler

Dernekte, aşağıda yazılı defterler tutulur.

a)İşletme hesabı esasında tutulacak defterler ve uyulacak esaslar aşağıdaki gibidir:

1-Karar Defteri: Yönetim kurulu kararları tarih ve numara sırasıyla bu deftere yazılır ve kararların altı toplantıya katılan üyelerce imzalanır.

2-Üye Kayıt Defteri: Derneğe üye olarak girenlerin kimlik bilgileri, derneğe giriş ve çıkış tarihleri bu deftere işlenir. Üyelerin ödedikleri giriş ve yıllık aidat miktarları bu deftere işlenebilir.

3-Evrak Kayıt Defteri: Gelen ve giden evraklar, tarih ve sıra numarası ile bu deftere kaydedilir. Gelen evrakın asılları ve giden evrakın kopyaları dosyalanır. Elektronik posta yoluyla gelen veya giden evraklar çıktısı alınmak suretiyle saklanır.

4-İşletme Hesabı Defteri: Dernek adına alınan gelirler ve yapılan giderler açık ve düzenli olarak bu deftere işlenir.

5-Alındı Belgesi Kayıt Defteri: Alındı belgelerinin seri ve sıra numaraları, bu belgeleri alan ve iade edelerin adı, soyadı ve imzaları ile aldıkları ve iade ettikleri tarihler bu deftere işlenir.

6-Demirbaş Defteri: Derneğe ait demirbaşların edinme tarihi ve şekli ile kullanıldıkları veya verildikleri yerler ve kullanım sürelerini dolduranların kayıttan düşürülmesi bu deftere işlenir.

Alındı Belgesi Kayıt Defteri ile Demirbaş Defterinin tutulması zorunlu değildir.

 

b)Bilanço esasında tutulacak defterler ve uyulacak esaslar aşağıdaki gibidir:

1-(a) bendinin 1, 2 ve 3 üncü alt bentlerinde kayıtlı defterler bilanço esasında defter tutulması durumunda da tutulur.

2-Yevmiye Defteri ve Büyük Defter: Bu defterlerin tutulma usulü ile kayıt şekli Vergi Usul Kanunu ile bu Kanununun Maliye Bakanlığına verdiği yetkiye istinaden yayımlanan Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliğleri esaslarına göre yapılır.

Defterlerin Tasdiki

Dernekte, tutulması zorunlu olan defterler (Büyük Defter hariç), kullanmaya başlamadan önce il dernekler müdürlüğüne veya notere tasdik ettirilir. Bu defterlerin kullanılmasına sayfaları bitene kadar devam edilir ve defterlerin ara tasdiki yapılmaz. Ancak, bilanço esasına göre tutulan Yevmiye Defteri’nin kullanılacağı yıldan önce gelen son ayda, her yıl yeniden tasdik ettirilmesi zorunludur.

Gelir Tablosu ve Bilanço Düzenlenmesi

İşletme hesabı esasına göre kayıt tutulması durumunda yıl sonlarında (31 Aralık) (Dernekler Yönetmeliği EK-16’da belirtilen) “İşletme Hesabı Tablosu” düzenlenir. Bilanço esasına göre defter tutulması durumunda ise, yılsonlarında (31 Aralık), Maliye Bakanlığınca yayımlanan Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliğlerini esas alarak bilanço ve gelir tablosu düzenlenir.

         Derneğin Gelir ve Gider İşlemleri*

Madde 14-Gelir ve gider belgeleri;

Dernek gelirleri, (Dernekler Yönetmeliği EK- 17’de örneği bulunan) “Alındı Belgesi” ile tahsil edilir. Dernek gelirlerinin bankalar aracılığı ile tahsili halinde banka tarafından düzenlenen dekont veya hesap özeti gibi belgeler alındı belgesi yerine geçer.

Dernek giderleri ise fatura, perakende satış fişi, serbest meslek makbuzu gibi harcama belgeleri ile yapılır. Ancak derneğin, Gelir Vergisi Kanununun 94’üncü maddesi kapsamında bulunan ödemeleri için Vergi Usul Kanunu hükümlerine göre gider pusulası, bu kapsamda da bulunmayan ödemeleri için (Dernekler Yönetmeliği EK-13’te örneği buluna) “Gider Makbuzu” veya “Banka Dekontu” gibi belgeler harcama belgesi olarak kullanılır.

Dernek tarafından kişi, kurum veya kuruluşlara yapılacak bedelsiz mal ve hizmet teslimleri (Dernekler Yönetmeliği EK-14’te örneği bulunan) “Ayni Yardım Teslim Belgesi” ile yapılır. Kişi, kurum veya kuruluşlar tarafından derneğe yapılacak bedelsiz mal ve hizmet teslimleri ise (Dernekler Yönetmeliği EK-15’te örneği bulunan) “Ayni Bağış Alındı Belgesi” ile kabul edilir.

Bu belgeler; Ek-13, Ek-14 ve Ek-15’te gösterilen biçim ve ebatta, müteselsil seri ve sıra numarası taşıyan, kendinden karbonlu elli asıl ve elli koçan yaprağından meydana gelen ciltler veya elektronik sistemler ve yazı makineleri aracılığıyla yazdırılacak form veya sürekli form şeklinde bastırılır. Form veya sürekli form şeklinde bastırılacak belgelerin, belirtilen nitelikte olması zorunludur.

Alındı Belgeleri

Dernek gelirlerinin tahsilinde kullanılacak “Alındı Belgeleri” (Dernekler Yönetmeliği EK- 17’de gösterilen biçim ve ebatta) yönetim kurulu kararıyla, matbaaya bastırılır.

Alındı belgelerinin bastırılması ve kontrolü, matbaadan teslim alınması, deftere kaydedilmesi, eski ve yeni saymanlar arasında devir teslimi ve alındı belgesi ile dernek adına gelir tahsil edecek kişi veya kişiler tarafından bu alındı belgelerinin kullanımına ve toplanılan gelirlerin teslimine ilişkin hususlarda Dernekler Yönetmeliğinin ilgili hükümlerine göre hareket edilir.

Yetki Belgesi

Yönetim kurulu asıl üyeleri hariç, dernek adına gelir tahsil edecek kişi veya kişiler, yetki süresi de belirtilmek suretiyle, yönetim kurulu kararı ile tespit edilir. Gelir tahsil edecek kişilerin açık kimliği, imzası ve fotoğraflarını ihtiva eden (Dernekler Yönetmeliği Ek-19’da yer alan) “Yetki Belgesi” dernek tarafından iki nüsha olarak düzenlenerek, dernek yönetim kurulu başkanınca onaylanır. Yönetim kurulu asıl üyeleri yetki belgesi olmadan gelir tahsil edebilir.

Yetki belgelerinin süresi yönetim kurulu tarafından en çok bir yıl olarak belirlenir. Süresi biten yetki belgeleri birinci fıkraya göre yenilenir. Yetki belgesinin süresinin bitmesi veya adına yetki belgesi düzenlenen kişinin görevinden ayrılması, ölümü, işine veya görevine son verilmesi gibi hallerde, verilmiş olan yetki belgelerinin dernek yönetim kuruluna bir hafta içinde teslimi zorunludur. Ayrıca, gelir toplama yetkisi yönetim kurulu kararı ile her zaman iptal edilebilir.”

Gelir ve Gider Belgelerinin Saklama Süresi;

Defterler hariç olmak üzere, dernek tarafından kullanılan alındı belgeleri, harcama belgeleri ve diğer belgeler özel kanunlarda belirtilen süreler saklı kalmak üzere, kaydedildikleri defterlerdeki sayı ve tarih düzenine uygun olarak 5 yıl süreyle saklanır.

Beyanname Verilmesi*

Madde 15-Derneğin, bir önceki yıla ait faaliyetleri ile gelir ve gider işlemlerinin yıl sonu itibarıyla sonuçlarına ilişkin (Dernekler Yönetmeliği EK-21’de bulunan) “Dernek Beyannamesi” dernek yönetim kurulu tarafından doldurarak, her takvim yılının ilk dört ayı içinde dernek başkanı tarafından mahallin mülki idare amirliğine verilir.

Bildirim Yükümlülüğü  *

Madde 16-Mülki amirliğe yapılacak bildirimler;

Genel Kurul Sonuç Bildirimi

Olağan veya olağanüstü genel kurul toplantılarını izleyen otuz gün içinde, yönetim ve denetim kurulları ile diğer organlara seçilen asıl ve yedek üyeleri içeren (Dernekler Yönetmeliği Ek-3’te yer alan) Genel Kurul Sonuç Bildirimi mülki idare amirliğine verilir. Genel kurul toplantısında tüzük değişikliği yapılması halinde; genel kurul toplantı tutanağı, tüzüğün değişen maddelerinin eski ve yeni şekli, her sayfası yönetim kurulu üyelerinin salt çoğunluğunca imzalanmış dernek tüzüğünün son şekli, bu fıkrada belirtilen süre içinde ve bir yazı ekinde mülki idare amirliğine verilir

Taşınmazların Bildirilmesi

Derneğin edindiği taşınmazlar tapuya tescilinden itibaren otuz gün içinde (Dernekler Yönetmeliği EK-26’da sunulan) “Taşınmaz Mal Bildirimi”ni doldurmak suretiyle mülki idare amirliğine bildirilir.

Yurt Dışından Yardım Alma Bildirimi

Dernek tarafından, yurtdışından yardım alınacak olması durumunda yardım alınmadan önce (Dernekler Yönetmeliği EK-4’te belirtilen) “Yurtdışından Yardım Alma Bildirimi” doldurup mülki idare amirliğine bildirimde bulunulur.

Nakdi yardımların bankalar aracılığıyla alınması ve kullanılmadan önce bildirim şartının yerine getirilmesi zorunludur.

Değişikliklerin Bildirilmesi

Derneğin yerleşim yerinde meydana gelen değişiklik (Dernekler Yönetmeliği EK-24’te belirtilen) “Yerleşim Yeri Değişiklik Bildirimi”; genel kurul toplantısı dışında dernek organlarında meydana gelen değişiklikler (Dernekler Yönetmeliği EK-25’te belirtilen) “Dernek Organlarındaki Değişiklik Bildirimi” doldurulmak suretiyle, değişikliği izleyen otuz gün içinde mülki idare amirliğine bildirilir.

Dernek tüzüğünde yapılan değişiklikler de tüzük değişikliğinin yapıldığı genel kurul toplantısını izleyen otuz gün içinde, genel kurul sonuç bildirimi ekinde mülki idare amirliğine bildirilir.

Temsilcilik Açma*

Madde 17-Dernek, gerekli gördüğü yerlerde dernek faaliyetlerini yürütmek amacıyla yönetim kurulu kararıyla temsilcilik açabilir. Temsilciliğin adresi, yönetim kurulu kararıyla temsilci olarak görevlendirilen kişi veya kişiler tarafından o yerin mülkî idare amirliğine yazılı olarak bildirilir. Temsilcilik, dernek genel kurulunda temsil edilmez.

Derneğin İç Denetimi

Madde 18-Dernekte genel kurul, yönetim kurulu veya denetim kurulu tarafından iç denetim yapılabileceği gibi, bağımsız denetim kuruluşlarına da denetim yaptırılabilir. Genel kurul, yönetim kurulu veya bağımsız denetim kuruluşlarınca denetim yapılmış olması, denetim kurulunun yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz.

Denetim kurulu tarafından en geç yılda bir defa derneğin denetimi gerçekleştirilir. Genel kurul veya yönetim kurulu, gerek görülen hallerde denetim yapabilir veya bağımsız denetim kuruluşlarına denetim yaptırabilir.

Derneğin Borçlanma Usulleri   

Madde 19-Dernek amacını gerçekleştirmek ve faaliyetlerini yürütebilmek için ihtiyaç duyulması halinde yönetim kurulu kararı ile borçlanma yapabilir. Bu borçlanma kredili mal ve hizmet alımı konularında olabileceği gibi nakit olarak ta yapılabilir. Ancak bu borçlanma, derneğin gelir kaynakları ile karşılanamayacak miktarlarda ve derneği ödeme güçlüğüne düşürecek nitelikte yapılamaz.

         Tüzüğün Ne Şekilde Değiştirileceği

         Madde 20-Tüzük değişikliği genel kurul kararı ile yapılabilir.

Genel kurulda tüzük değişikliği yapılabilmesi için genel kurula katılma hakkı bulunan üyelerin 2/3 çoğunluğu aranır. Çoğunluğun sağlanamaması sebebiyle toplantının ertelenmesi durumunda ikinci toplantıda çoğunluk aranmaz. Ancak, bu toplantıya katılan üye sayısı, yönetim ve denetim kurulları üye tam sayısının iki katından az olamaz.

         Tüzük değişikliği için gerekli olan karar çoğunluğu toplantıya katılan ve oy kullanma hakkı bulunan üyelerin oylarının 2/3’ü’dür. Genel kurulda tüzük değişikliği oylaması açık olarak yapılır.

         Derneğin Feshi ve Mal Varlığının Tasfiye Şekli

         Madde 21-Genel kurul, her zaman derneğin feshine karar verebilir.

Genel kurulda fesih konusunun görüşülebilmesi için genel kurula katılma hakkı bulunan üyelerin 2/3 çoğunluğu aranır. Çoğunluğun sağlanamaması sebebiyle toplantının ertelenmesi durumunda ikinci toplantıda çoğunluk aranmaz. Ancak, bu toplantıya katılan üye sayısı, yönetim ve denetim kurulları üye tam sayısının iki katından az olamaz.

Fesih kararının alınabilmesi için gerekli olan karar çoğunluğu toplantıya katılan ve oy kullanma hakkı bulunan üyelerin oylarının 2/3’ü’dür. Genel kurulda fesih kararı oylaması açık olarak yapılır.

Tasfiye İşlemleri

Genel kurulca fesih kararı verildiğinde, derneğin para, mal ve haklarının tasfiyesi son yönetim kurulu üyelerinden oluşan tasfiye kurulunca yapılır. Bu işlemlere, feshe ilişkin genel kurul kararının alındığı veya kendiliğinden sona erme halinin kesinleştiği tarihten itibaren başlanır. Tasfiye süresi içinde bütün işlemlerde dernek adında “Tasfiye Halinde Anadolu Semiyotik Araştırmaları Derneği Derneği” ibaresi kullanılır.

Tasfiye kurulu, mevzuata uygun olarak derneğin para, mal ve haklarının tasfiyesi işlemlerini baştan sonuna kadar tamamlamakla görevli ve yetkilidir. Bu kurul, önce derneğin hesaplarını inceler. İnceleme esnasında derneğe ait defterler, alındı belgeleri, harcama belgeleri, tapu ve banka kayıtları ile diğer belgelerinin tespiti yapılarak varlık ve yükümlülükleri bir tutanağa bağlanır. Tasfiye işlemeleri sırasında derneğin alacaklılarına çağrıda bulunulur ve varsa malları paraya çevrilerek alacaklılara ödenir. Derneğin alacaklı olması durumunda alacaklar tahsil edilir. Alacakların tahsil edilmesi ve borçların ödenmesinden sonra kalan tüm  para,  mal ve hakları, genel kurulda belirlenen yere devredilir. Genel kurulda, devredilecek yer belirlenmemişse derneğin bulunduğu ildeki amacına en yakın ve fesih edildiği tarihte en fazla üyeye sahip derneğe devredilir.

Tasfiyeye ilişkin tüm işlemler tasfiye tutanağında gösterilir ve tasfiye işlemleri, mülki idare amirliklerince haklı bir nedene dayanılarak verilen ek süreler hariç üç ay içinde tamamlanır.

Derneğin para, mal ve haklarının tasfiye ve intikal işlemlerinin tamamlanmasını müteakip tasfiye kurulu tarafından durumun yedi gün içinde bir yazı ile dernek merkezinin bulunduğu yerin mülki idare amirliğine bildirilmesi ve bu yazıya tasfiye tutanağının da eklenmesi zorunludur.

Derneğin defter ve belgelerini tasfiye kurulu sıfatıyla son yönetim kurulu üyeleri saklamakla görevlidir. Bu görev, bir yönetim kurulu üyesine de verilebilir. Bu defter ve belgelerin saklanma süresi beş yıldır.

         Hüküm Eksikliği

         Madde 22-Bu tüzükte belirtilmemiş hususlarda Dernekler Kanunu, Türk Medeni Kanunu ve bu Kanunlara atfen çıkartılmış olan Dernekler Yönetmeliği ve ilgili diğer mevzuatın dernekler hakkındaki hükümleri uygulanır.

Önemli Not: Anadolu Semiyotik Araştırmaları Derneği (ANASEM), göstergebilim alanında bilim çalışmalar yapmak üzere kurulmuş bir sivil toplum kuruluşudur. ANASEM'e üye olmak için, yukarıda yayımlanan dernek tüzüğündeki bütün şartları kabul etmek zorunludur. 

 

ingilizce türkçe çeviri - Google Play'de Uygulamalar

 

CONSTITUTION OF THE ASSOCIATION OF ANATOLIAN SEMIOTIC STUDIES (AASS)

 

Name and Headquarters of the Association

Article 1 - The name of the association is "Association of Anatolian Semiotics Studies" ("ASAD"). The headquarters of the association is in Balıkesir. The abbreviation "ASAD" will be used as the short form of the association's name. The English name of the association is "Association of Anatolian Semiotics Studies". No branches will be opened.

Purpose of the Association and Activities to Achieve This Purpose

Article 2 - The association is established to conduct research in the field of Semiotics, support conducted research, learn the research methods of semiotics, teach these methods in text analyses, and contribute to the development of social sciences in Turkey and worldwide.

Activities and Forms to be Sustained by the Association

  1. Conducting research to activate and develop its activities,
  2. Organizing educational activities such as courses, seminars, conferences, symposiums, and panels,
  3. Procuring all necessary information, documents, publications, and creating a documentation center to announce its activities through newspapers, magazines, books, and bulletins,
  4. Providing a conducive working environment necessary for achieving its purpose, obtaining all technical tools, fixed assets, and stationery materials,
  5. Engaging in fundraising activities, subject to obtaining necessary permissions, and accepting donations from domestic and international sources,
  6. Establishing and managing economic, commercial, and industrial enterprises to generate income necessary to achieve its objectives,
  7. Establishing local facilities for the benefit and leisure of its members, and setting up social and cultural establishments,
  8. Organizing events such as dinners, concerts, balls, theater plays, exhibitions, sports activities, tours, and other recreational activities to foster human relations among its members,
  9. Acquiring, selling, leasing, leasing out, and establishing real estate properties and establishing real rights on properties as deemed necessary for achieving the purpose,
  10. Establishing foundations domestically and internationally, forming federations, or joining existing federations with prior authorization, and establishing facilities that associations are permitted to establish,
  11. Undertaking international activities, becoming a member of foreign associations or organizations, and collaborating or cooperating with these organizations,
  12. Undertaking joint projects with public institutions and organizations in fields falling within their mandate, subject to the provisions of Law No. 5072 concerning the Relations of Associations and Foundations with Public Institutions and Organizations,
  13. Establishing funds to meet essential needs such as food, clothing, and other goods and services for its members, and addressing their short-term credit needs,
  14. Opening representative offices where necessary,
  15. Forming platforms with other associations, foundations, unions, and similar civil society organizations for achieving common objectives in areas related to the association's purpose not prohibited by law,
  16. Collaborating with international semiotics associations, foundations, organizations, and universities engaged in this field in joint studies, research, and programs,
  17. Supporting master's and doctoral students engaged in semiotics research by offering scholarships,
  18. Facilitating the participation of researchers and members in international programs for following and participating in developments in the field of semiotics globally, and preparing related projects,
  19. Promoting the recognition of semiotic science through programs and activities aimed at this objective,
  20. Engaging in publishing activities to support scientific research, including publishing journals and books.

Scope of Activities of the Association

The association operates in the field of Semiotics both domestically and internationally.

Right to Membership and Membership Procedures

Article 3 - Any natural or legal person possessing legal capacity, who embraces the aims and principles of the association and commits to work accordingly, and who meets the conditions stipulated by the legislation, has the right to become a member of the association. However, foreign natural persons must also have the right of residence in Turkey to become members. This requirement does not apply to honorary membership.

Membership applications submitted in writing to the presidency of the association shall be decided upon by the board of directors within a maximum of thirty days either by accepting the membership or by rejecting the application, and the applicant shall be informed of the outcome in writing. A member whose application is accepted shall be recorded in a register kept for this purpose.

Regular members of the association include the founders of the association and individuals accepted as members by the board of directors upon their application.

Persons who have significantly supported the association financially or morally may be admitted as honorary members by decision of the board of directors.

Resignation from Membership

Article 4 - Each member has the right to resign from the association by written notification.

The resignation letter shall be deemed to have completed the resignation process upon reaching the board of directors. Resignation from membership does not relieve the member of accumulated debts to the association.

Removal from Membership

Article 5 - Cases necessitating removal from membership of the association:

  1. Acting contrary to the provisions of the association's constitution,

  2. Persistent avoidance of assigned duties,

  3. Failure to pay membership dues within six months despite written warnings,

  4. Failure to comply with decisions made by the association's organs.

  5. Losing the qualifications required for membership,

Upon determination of any of the above cases, membership shall be terminated by decision of the board of directors.

Those who have left or have been removed from the association shall be removed from the membership registry and shall not claim any rights over the assets of the association.

Organs of the Association

Article 6 - The organs of the association are as follows:

  1. General Assembly,
  2. Board of Directors,
  3. Supervisory Board.

Formation, Time of Convocation, Call and Meeting Procedure of the General Assembly

Article 7 - The general assembly is the most authoritative decision-making body of the association and consists of registered members of the association.

The general assembly:

  1. Convenes regularly at the specified time in this statute,
  2. Convenes within thirty days upon written request of one-fifth of the association's members or when deemed necessary by the board of directors or the supervisory board.

The regular general assembly meets once every three years in October, on a day, time, and place determined by the board of directors.

The general assembly is convened by the board of directors.

If the board of directors fails to convene the general assembly, upon the application of a member, a peace judge assigns three members to convene the general assembly.

Call Procedure*

The board of directors prepares a list of members entitled to attend the general assembly in accordance with the association's constitution. Members entitled to attend the general assembly shall be notified at least fifteen days in advance by announcement in at least one newspaper or on the association's website, written notice, message to the member's provided email address or contact number, or through local media tools. This notification shall specify the date, time, place, and agenda of the meeting, as well as the date, time, and place of the second meeting if the quorum is not achieved due to lack of majority. The period between the first and second meetings shall not be less than seven days or more than sixty days.

If the meeting is postponed for reasons other than the inability to achieve a quorum, this situation shall be announced to the members within the postponed time, indicating the reasons for the postponement, in accordance with the call procedure for the first meeting. The second meeting must be held within six months at the latest. Members shall be re-invited to the second meeting according to the principles specified in the first paragraph.

The general assembly meeting cannot be postponed more than once.

Meeting Procedure*

The general assembly convenes with the attendance of a simple majority of members entitled to attend; for amendments to the constitution and dissolution of the association, the meeting requires the attendance of two-thirds of the members. If a quorum is not achieved due to lack of majority, the meeting is adjourned to a second meeting without requiring a quorum. However, the number of members attending this meeting cannot be less than twice the total number of members of the board of directors and the supervisory board.

The list of members entitled to attend the general assembly shall be available at the meeting venue. Official identification documents of entering members shall be checked by board members or officials appointed by the board of directors. Members enter the meeting venue by signing next to their names on the attendance list prepared by the board of directors.

Once the quorum is established, this shall be recorded in a protocol and the meeting shall be opened by the chairman of the board of directors or a board member appointed by them.

If the quorum is not achieved, a protocol shall be prepared by the board of directors.

After the opening, a chairman and sufficient deputy chairmen and a secretary are elected to form the board.

The management and security of the meeting are the responsibility of the chairman of the board.

Only items on the agenda shall be discussed at the general assembly. However, issues requested in writing by one-tenth of the members present at the meeting must be included in the agenda.

Each member has one voting right at the general assembly; the member must personally cast their vote. Honorary members can attend general assembly meetings but cannot vote. If a legal entity is a member, the chairman of the board of the legal entity or a person authorized to act on its behalf shall cast the vote.

The topics discussed and decisions taken at the meeting are recorded in a protocol signed jointly by the chairman of the board and the secretary. At the end of the meeting, the minutes and other documents shall be handed over to the chairman of the board of directors. The chairman of the board of directors is responsible for the preservation of these documents and their delivery to the newly elected board of directors within seven days.

Voting and Decision-making Procedures of the General Assembly

Article 8 - Unless otherwise decided, votes at the general assembly are conducted openly. In open voting, the method specified by the chairman of the general assembly is applied.

If a secret ballot is to be conducted, sealed papers or ballot papers are placed into an empty container by the members after proper marking, and after the end of voting, a public count is conducted to determine the results.

Decisions at the general assembly are made by a simple majority of members present at the meeting. Provided that decisions regarding amendments to the constitution and dissolution of the association require a two-thirds majority of members present.

Decisions Taken Without a Meeting or Invitation

Decisions taken with the written participation of all members or by all members of the association without adhering to the call procedure specified in this statute are valid. Such decisions do not substitute for regular meetings.

Duties and Powers of the General Assembly

Article 9 - The following matters are discussed and decided upon by the general assembly:

  1. Election of association organs,
  2. Amendment of the association's constitution,
  3. Discussion of reports from the management and supervisory boards and approval of the board of directors,
  4. Discussion and approval, with or without amendments, of the budget prepared by the board of directors,
  5. Authorization of the board of directors for the purchase of necessary immovable properties for the association or the sale of existing immovable properties,
  6. Review and approval, with or without amendments, of regulations prepared by the board of directors concerning the activities of the association,
  7. Determination of salaries, allowances, expenses, travel expenses, and allowances for members assigned for association services, who are not public officials serving on the board of management and supervisory boards,
  8. Decision on the association's accession to or withdrawal from a federation,
  9. Participation of the association in international activities, becoming a member of or withdrawing from foreign associations and organizations,
  10. Establishment of a foundation by the association,
  11. Dissolution of the association,
  12. Review and decision on other proposals of the board of directors,
  13. Fulfillment of other duties specified by legislation to be carried out by the general assembly.

The general assembly oversees the other organs of the association and may dismiss them for justifiable reasons at any time.

The general assembly makes the final decision regarding admission to membership and removal from membership. It exercises tasks and powers not delegated to another organ of the association and uses those powers.

Formation, Duties, and Powers of the Board of Directors

Article 10 - The board of directors is elected by the general assembly as five principal and five substitute members.

The board of directors, in its first meeting following the election, distributes tasks by decision to determine the president, vice president, secretary, treasurer, and member.

The board of directors may be convened at any time with the notification of all members. It meets with the presence of more than half of the member total. Decisions are made by a simple majority of the total number of members present at the meeting.

In the event of resignation or vacancy for other reasons in the principal membership of the board of directors, it is mandatory to call substitute members to duty in the order of votes received at the general assembly.

Duties and Powers of the Board of Directors

The board of directors performs the following tasks:

  1. Representing the association or authorizing one or more of its members for this purpose,
  2. Managing income and expenditure transactions and preparing the budget for the upcoming period to be presented to the general assembly,
  3. Preparing regulations concerning the activities of the association for approval by the general assembly,
  4. With the authority granted by the general assembly, purchasing immovable properties, selling movable and immovable properties owned by the association, constructing buildings or facilities, entering into lease agreements, establishing mortgages or other encumbrances in favor of the association,
  5. Ensuring the establishment of representative offices in necessary locations,
  6. Implementing decisions taken at the general assembly,
  7. Preparing the operating account statement or balance sheet and income statement of the association at the end of each financial year, explaining the activities of the board of directors, and presenting them to the general assembly when convened,
  8. Ensuring the implementation of the budget,
  9. Deciding on membership in or removal from the association,
  10. Making and implementing all kinds of decisions to achieve the purpose of the association,
  11. Performing other duties and exercising powers given by legislation.

Formation, Duties, and Powers of the Supervisory Board

Article 11 - The supervisory board is elected by the general assembly as three principal and three substitute members.

In case of resignation or vacancy for other reasons in the principal membership of the supervisory board, substitute members are required to be called to duty in the order of votes received at the general assembly.

Duties and Powers of the Supervisory Board

The supervisory board operates within the framework of the activities stated in the constitution and aimed at achieving the purpose specified, checks whether the books, accounts, and records are kept in accordance with the legislation and the association's constitution and rules, and conducts audits at intervals not exceeding one year. It presents audit results in a report to the board of directors and to the general assembly when convened.

The supervisory board may convene the general assembly when necessary.

Sources of Income for the Association

Article 12 - The sources of income for the association are listed below:

  1. Membership Fees: A membership fee of 10 TL as an entrance fee and 5 TL monthly dues are collected from members. The general assembly is authorized to increase or decrease these amounts.

  2. Donations and Contributions: Donations and contributions made voluntarily by individuals and legal entities to the association.

  3. Income from Activities: Income from activities organized by the association such as tea and meal meetings, trips and entertainment, representations, concerts, sports competitions, and conferences.

  4. Income from Association Assets: Income obtained from the assets of the association.

  5. Donations and Contributions Collected in Accordance with Legislation: Donations and contributions collected in accordance with the provisions of the legislation on fundraising.

  6. Income from Commercial Activities: Profits obtained from commercial activities initiated by the association to generate the necessary income to achieve its objectives.

  7. Other Incomes.

Principles and Methods of Bookkeeping and Required Books

Article 13 - Principles of bookkeeping:

The association keeps its books on the basis of business accounts. However, if the annual gross income exceeds the threshold specified in Article 31 of the Associations Regulation, starting from the following accounting period, books are kept on the basis of balance sheet accounts.

In the event of a transition to balance sheet accounts, if the threshold mentioned above is not met for two consecutive accounting periods, it is possible to return to business account basis starting from the following year upon decision of the board of directors.

Books may be kept on the basis of balance sheet accounts without adhering to the above-mentioned threshold upon decision of the board of directors.

In case a commercial enterprise is established by the association, separate books are kept in accordance with the provisions of the Tax Procedure Law for this commercial enterprise.

Recording Method:

The books and records of the association are kept in accordance with the principles and methods specified in the Associations Regulation.

Required Books:

The following books are kept in the association:

a) Books to be kept on the basis of business accounts and the principles to be followed are as follows:

  1. Decision Book: Decisions of the board of directors are recorded in this book in chronological order with numbers, and the decisions are signed by the members present at the meeting.

  2. Member Registration Book: The identity information of those entering the association as members, entry and exit dates from the association are recorded in this book. The amounts of entrance and annual dues paid by members can also be recorded in this book.

  3. Document Registration Book: Incoming and outgoing documents are recorded in this book with dates and serial numbers. Originals of incoming documents and copies of outgoing documents are filed. Documents received or sent via email are stored by printing them out.

  4. Business Account Book: Incomes received and expenditures made on behalf of the association are recorded clearly and systematically in this book.

  5. Receipt Registration Book: Serial and sequential numbers of receipts, names, surnames, and signatures of those who receive and return these receipts, and the dates they received and returned them are recorded in this book.

  6. Inventory Book: The acquisition date and manner of assets belonging to the association, locations where they are used or given, and the periods of use until they are written off are recorded in this book.

It is not mandatory to keep the Receipt Registration Book and Inventory Book.

Books to be Kept on the Basis of Balance Sheet and Principles to be Followed:

  1. The books listed in sub-items (a) 1, 2, and 3 of item 1 are also kept when books are maintained on the basis of balance sheet accounts.

  2. Journal Book and General Ledger: The method of keeping these books and the manner of recording are carried out in accordance with the Accounting System Implementation General Communiqués published based on the Tax Procedure Law and the authority granted by this Law to the Ministry of Finance.

Certification of Books

Books that are mandatory to keep in the association (excluding the General Ledger) are certified by the local association directorate or notary before they are put into use. These books are used until all pages are filled, and interim certification of books is not conducted. However, if a Journal Book is kept based on balance sheet accounts, it must be re-certified annually in the last month of the year before the year it will be used.

Income Statement and Preparation of Balance Sheet

If records are kept on the basis of business accounts, an "Operating Account Statement" is prepared at the end of the year (December 31st) (specified in Annex-16 of the Associations Regulation). If records are kept on the basis of balance sheet accounts, at the end of the year (December 31st), a balance sheet and income statement are prepared based on the Accounting System Implementation General Communiqués published by the Ministry of Finance.

Income and Expense Transactions of the Association

Article 14 - Income and expense documents:

Association incomes are collected with a "Receipt" (example in Annex-17 of the Associations Regulation). In case of collection of association incomes through banks, documents such as bank receipts or account statements issued by the bank replace the receipt.

Association expenses are made with documents such as invoices, retail sales slips, freelance service receipts. However, for payments covered by Article 94 of the Income Tax Law of Turkey, expense vouchers are used in accordance with the Tax Procedure Law; for other payments, "Expense Receipt" or "Bank Receipt" (example in Annex-13 of the Associations Regulation) are used as expense documents.

Deliveries of goods and services free of charge to individuals, institutions, or organizations by the association are made with an "In-Kind Assistance Delivery Certificate" (example in Annex-14 of the Associations Regulation). Deliveries of goods and services free of charge to the association by individuals, institutions, or organizations are accepted with an "In-Kind Donation Receipt" (example in Annex-15 of the Associations Regulation).

These documents are printed in the form of books containing fifty original and fifty duplicate sheets with consecutive serial and sequential numbers, self-carbonated, or printed through electronic systems and typewriters. It is mandatory that documents printed in form or continuous form are in the specified quality.

Receipts

"Receipts" (in the format and size shown in Annex-17 of the Associations Regulation) to be used in collecting association incomes are printed by decision of the board of directors and are obtained from the printing house. The printing and control of receipts, receipt into the ledger, transfer of duties between former and new treasurers, and the use of these receipts and the delivery of collected incomes on behalf of the association by the persons authorized to collect income are conducted in accordance with the relevant provisions of the Associations Regulation.

Authorization Certificate

Persons who will collect income on behalf of the association, excluding the principal members of the board of directors, are determined by the board of directors with a decision specifying the authorization period. An "Authorization Certificate" (included in Annex-19 of the Associations Regulation) containing the clear identity, signature, and photographs of the persons collecting income is prepared by the association in two copies and approved by the president of the board of directors. Principal members of the board of directors can collect income without an authorization certificate.

The duration of authorization certificates is determined by the board of directors for up to one year. Expired authorization certificates are renewed according to the first paragraph. In case the authorization certificate expires or the authorized person leaves their position due to resignation, death, or dismissal from their duties, the issued authorization certificates must be submitted to the association's board of directors within one week. Additionally, the authority to collect income can be revoked by the board of directors at any time.

Retention Period of Income and Expense Documents

Except for books, receipts used by the association, expense documents, and other documents are stored for a period of five years in accordance with the numbers and dates in the books they are recorded, except for special laws.

Submission of Declaration

Article 15 - The "Association Declaration" (found in Annex-21 of the Associations Regulation) regarding the activities of the previous year and the results of income and expense transactions at the end of the year is completed by the association's board of directors and submitted to the local administrative authority by the president of the association within the first four months of each calendar year.

Notification Obligation

Article 16 - Notifications to be made to the administrative authority:

General Assembly Results Notification

Within thirty days following ordinary or extraordinary general assembly meetings, a "General Assembly Results Notification" (included in Annex-3 of the Associations Regulation) containing the elected principal and alternate members of the board of directors, supervisory board, and other organs is submitted to the local administrative authority. In case of an amendment to the bylaws during the general assembly meeting, the minutes of the general assembly meeting, the old and new forms of the amended articles of the bylaws, and the final form of the association bylaws signed by the majority of the board of directors members on each page are submitted to the local administrative authority within the specified period, along with a cover letter.

Declaration of Immovables

If the association acquires immovable properties, the "Immovable Property Declaration" (presented in Annex-26 of the Associations Regulation) must be completed and submitted to the local administrative authority within thirty days from the registration in the land registry.

Notification of Foreign Aid Reception

If the association intends to receive aid from abroad, the "Notification of Receiving Foreign Aid" (specified in Annex-4 of the Associations Regulation) must be completed and submitted to the local administrative authority before receiving the aid.

Cash donations must fulfill the notification requirement before being received and used.

Notification of Changes

Changes occurring in the association's place of residence (specified in Annex-24 of the Associations Regulation) are notified to the local administrative authority within thirty days by completing the "Change of Place of Residence Notification". Changes in association organs outside the general assembly meetings (specified in Annex-25 of the Associations Regulation) are notified by completing the "Notification of Changes in Association Organs" within thirty days following the change. Changes made in the association's bylaws are also notified to the local administrative authority within thirty days following the general assembly meeting where the bylaw amendment was made, attached to the general assembly results notification.

Opening of Branch Offices

Article 17 - The association may open branch offices as deemed necessary by the board of directors to conduct association activities in different locations. The address of the branch office is written to the local administrative authority by the person or persons appointed as representatives by the decision of the board of directors. Branch offices are not represented at the general assembly of the association.

Internal Audit of the Association

Article 18 - The general assembly, board of directors, or supervisory board may conduct internal audits in the association, or independent auditing firms may be commissioned for audits. The fact that audits have been conducted by the general assembly, board of directors, or independent auditing firms does not relieve the supervisory board of its obligations.

The supervisory board conducts the audit of the association at least once a year. The general assembly or board of directors may also conduct audits or commission audits to independent auditing firms if deemed necessary.

Borrowing Procedures of the Association

Article 19 - The association may borrow funds by decision of the board of directors if necessary to achieve its purpose and conduct its activities. Borrowing can be for the purchase of goods and services on credit or in cash. However, borrowing must not exceed amounts that cannot be covered by the association's income sources and must not lead the association into financial difficulties.

Amendment of the Bylaws

Article 20 - Amendments to the bylaws can be made by decision of the general assembly.

To amend the bylaws at the general assembly, a majority of 2/3 of the members entitled to attend the general assembly is required. If the majority is not achieved, the meeting may be adjourned, and in the second meeting, no majority is required. However, the number of members attending this meeting must not be less than twice the total number of members of the board of directors and supervisory board.

The required majority for amending the bylaws is 2/3 of the votes cast by the members entitled to attend and vote at the meeting. Voting for the amendment of the bylaws at the general assembly is conducted openly.

Termination of the Association and Liquidation Procedure of Assets

Article 21 - The general assembly may decide to terminate the association at any time.

In order for the termination issue to be discussed in the general assembly, a majority of 2/3 of the members entitled to attend the general assembly is required. If the majority cannot be achieved, the meeting may be postponed without requiring a majority in the second meeting. However, the number of members attending this meeting cannot be less than twice the total number of members of the management and supervisory boards.

For the termination decision to be valid, a majority of 2/3 of the votes of the members attending and entitled to vote at the meeting is required. The voting for the termination decision in the general assembly is conducted openly.

Liquidation Procedures

Upon the decision of termination by the general assembly, the liquidation of the association's assets, funds, and rights is carried out by a liquidation committee consisting of the last members of the board of directors. These procedures commence from the date the general assembly decision of termination is made or from the date the termination occurs automatically. Throughout the liquidation period, the term "In Liquidation: Anadolu Semiotic Studies Association" is used in all transactions under the association's name.

The liquidation committee is responsible and authorized to complete the liquidation procedures of the association's assets, funds, and rights in accordance with the legislation. Initially, the committee examines the association's accounts. During the examination, the association's ledgers, receipts, expenditure documents, title deeds, bank records, and other documents are identified, and its assets and liabilities are documented in a report. Creditors of the association are notified during the liquidation process, and if applicable, assets are liquidated to pay them. In case of the association being a creditor, its claims are collected. After the collection of receivables and payment of debts, any remaining funds, assets, and rights are transferred to a location determined by the general assembly. If no specific location is designated, they are transferred to another association in the same city that most closely aligns with the association's purposes and has the highest number of members at the time of termination.

All procedures related to liquidation are documented in a liquidation report, and these procedures are completed within three months, excluding additional periods granted by local administrative authorities for justifiable reasons.

Upon the completion of the association's liquidation and transfer procedures, the liquidation committee must notify the local administrative authority of the location where the association's headquarters is situated within seven days, accompanied by a letter and the liquidation report.

The last members of the board of directors, acting as the liquidation committee, are responsible for retaining the association's ledgers and documents. This duty can also be assigned to a member of the board of directors. The retention period for these ledgers and documents is five years.

Lack of Provision

Article 22 - In matters not specified in this statute, the provisions regarding associations in the Associations Law, Turkish Civil Code, the Associations Regulation issued with reference to these laws, and other relevant legislation concerning associations shall apply.

Important Note: Anadolu Semiotic Studies Association (ANASEM) is a non-governmental organization established to conduct scientific studies in the field of semiotics. Membership in ANASEM requires acceptance of all conditions specified in the association's statute as published above.

 

Joomla templates by a4joomla